在Excel中，使用动态名称与ActiveX控件，能够轻松地实现工作表中的图片自动更新的特殊效果。本技巧中将以制作一个简单的职员资料表为例，使职员的相片能够随着姓名的改变而改变。
职员资料表工作簿内含有两张工作表，“资料表”工作表用于显示职员的资料，“图片”工作表用于存储所有职员的相片。“资料表”中的表格如图83 1所示。
“图片”工作表中的表格如图83-2所示，A列是职员的姓名，B列当前是空白，用于存放职员的相片。
采用以下步骤增加相片。
为了能使相片更好地被单元格所容纳，还可以使用以下方法。
在A2单元格内输入不同职员的姓名，在B3中就能够自动显示其相片，如图83 11所示。
此文章节选自《Excel实战技巧精粹》
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通常情况下，要将Excel的表格内容复制成图片插在Word文档中，我们除了使用抓图软件就是按键盘上的PrintScreen键来抓取，这两种方法中前者要借助第三方软件来实现，后者虽然简单，但抓取的图片也要经过裁剪、缩放等方式处理。其实在Excel中还提供了更方便的将表格内容复制成图片的方法，操作非常简便，下面大家就跟随我一起来看看吧。
1． 将选区复制成图片
《中国电脑教育报》曾介绍过在Word窗口中按住Shift键再单击“文件”菜单，此时就多出了两个命令即“全部关闭”和“全部保存”，这两个命令非常实用。在Excel中操作时“文件”菜单中只多出“全部关闭”命令，但当我按住Shift键再单击“编辑”菜单时，我发现“编辑”菜单中原来的“复制”和“粘贴”命令分别变成了“复制图片”和“粘贴图片”。两个命令却使我意外地发现这种在Excel中将表格内容复制成图片的方法。
首先选定需要复制成图片的单元格区域，按住Shift键单击“编辑”菜单，选择“复制图片”命令，弹出“复制图片”对话框，按系统默认设置（即将“外观”和“格式”分别选定“如屏幕所示”和“图片”），单击“确定”按钮。这时就将选定的表格区域复制成图片了。若需要将其粘贴出来，只需要按住Shift键再单击“编辑”菜单，选择“粘贴图片”命令即可（或不按Shift键，直接从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令，以“图片”方式粘贴），还可以将其粘贴到其他软件中去。
2． 选区的摄影操作
除了用上述方法可以将单元格区域复制成图片，另外在Excel中还提供了一个非常简单抓图工具，这就是“摄影”工具。该按钮可以通过下面的操作拖放到工具栏中：右击工具栏，选择“自定义”命令，从弹出的“自定义”对话框中单击“命令”选项卡，选择左框“类别”中的“工具”，在右框的“命令”中找到“摄影”工具，并将其拖放到工具栏中备用。
操作时，首先选定要复制成图片的单元格区域，单击工具栏中的“摄影”按钮，此时选区周围出现虚框选中状态，鼠标指针变为“+”字交叉形，此时单击鼠标，选区就以图片的形式粘贴出来了。用这种方法复制的图片，如果源数据表中的数据发生了变化，对应的图中相应数据也会跟着发生变化。但粘贴到其他软件中后，相应位置的数据则固定下来，不再随之发生变化。
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关于带照片的准考证的打印，类似的文章较多，大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介绍一种新的方法：用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。
Word的邮件合并功能大家比较熟悉，用的也较多，但有图片的数据源，如何才能实现这一功能呢？
如图1为某学校参加会考学生的数据，该数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段已放在单元格内。如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，由于人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。
图1
一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法显示照片的。难道用邮件合并功能，就真的不能实现带照片准考证的打印了吗？经过笔者一番探索，此问题终于得到解决。
转换数据源 设置图片格式
1.
选中并复制图1所示的Excel数据区域，打开Word，新建一文档，命名为“源数据”。执行“编辑→粘贴”命令，将Excel数据转换为Word表格。
由于表格中的图片不是作为字符存在的，因此，图片无法作为数据进行邮件合并，也就是说，合并后的主文档是不能显示照片的。所以，本例的关键在于图片格式的
设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中，在
与别的图片进行排版时它被当成了文字对象，要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。
2. 选中图片，点击鼠标右键，打开“设置图片格式”对话框，点击“版式”选项卡，选择“嵌入型”，单击〔确定〕按钮退出。用同样方法，将所有图片版式设定为嵌入型后，保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。
制作打印模板 进行邮件合并
1.
图2为准考证样式，在准考证上实现数据套打，具体步骤如下：先用扫描仪将准考证扫描下来，注意扫描时比例选择100%，扫描分辨率设为75dpi即可。为
确保扫描图片大小不变，扫描前用黑色钢笔或铅笔将明信片四周边缘涂上一圈黑线条。将图片扫描完成后，用Photoshop图片处理软件将黑线条之外的多余
部分剪切掉，同时将黑线条擦掉。将图片大小设置为准考证实际大小，保存图片为GIF或JPG格式。
图2
2. 启动Word
2000，执行“插入图片→来自文件”，将扫描好的图片插入文档中。右击图片，选择“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线
条”设为黑色实线，“版式”为衬于文字下方，“大小”设置和原图相同宽和高。在需要套打文字或图片的区域插入文本框，将文本框线条和颜色设为无线条颜色。
双击文本框，设定文本框文字格式。一切设定完成后，打印模版就建成了。
3.
在打印模板主文档中，执行“工具→邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，点击“主文档”右侧的〔创建〕按钮，选择“套用信函”选项，在弹出的对
话框中按〔活动窗口〕按钮。在上述对话框中，单击数据源下面的〔获取数据〕按钮，定位并打开转换的“源数据”表格，一路〔确定〕下去。然后关闭“邮件合并
帮助器”对话框。将光标移至主文档需要插入合并域的地方，点击邮件合并工具栏上的〔插入合并域〕按钮，如图3所示，完成所有合并域的插入。
图3
4.
邮件合并完成后，下一步就是打印准考证了。为避免将图片打印出来，影响效果，首先将扫描的准考证图片删除。单击邮件合并工具栏上的〔查看合并数据〕按钮，
就可预览合并后的结果，并可实现数据定向打印，效果如图4所示。也可按下〔合并到打印机〕按钮，实现数据批量打印。原本需要很长时间完成的打印任务，几分
钟就可以搞定了，怎么样，很简单吧。
图4
发表于：2005-10-08
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方法一：视图->工具栏->窗体，选中方形选择框，在工作里点击一下。若要去掉文字，右击加入的方形选择框，直接删除文字，或右击选方形选择框，选择“编辑文字”，删除也可。
方法二：视图->工具栏->控件工具箱，选中方形选择框，在工作里点击一下。若要去掉文字，右击加入的方形选择框，直接删除文字，或右击选方形选择框，选择“编辑文字”，删除也可。
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(2004-03-10 14:57:05)
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在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？
其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手（文章中提供案例原文件下载）。
一、什么是“邮件合并”
什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？
其实“邮件合并”这个名称最初
显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。
二、什么时候使用“邮件合并”
我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：
一是我们需要制作的数量比较大；
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。
图1
三、邮件合并的三个基本过程
上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。
(一) 建立主文档
“主文档”就是前面提到的固定
(二) 准备好数据源
数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中，数据源通常是现
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。
(三) 把数据源合并到主文档中
前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。
四、实例详细剖析
明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务：
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？
如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？
关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体开始之前请先下载案例文件[包括：信函(主文档).doc、信函和信封(数据源).xls、员工工资管理(数据源).mdb、工资条(主文档).doc]。
第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。
(一) 制作大量信函
由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。
1. 启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。
2. 如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。
图 2
3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择：“信函”(图3)。
图 3
4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。
5.
图 4
6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。
图 5
7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击“确定”按钮(图6)，返回Word编辑窗口。
图 6
8. 单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。
9.
图 7
10. 先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“[服务帐号]”，用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中，合并完成后效果如下面(图8)。
图 8
11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。
12.
图 9
13.
图 10
14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸，单击“确定”按钮，弹出“打印”对话框，再单击一次“确定”。一会儿之后，10份专业的信函就出现在你面前了。
现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了，可能有的朋友会问，如果我不想把信函打印出来，而是想直接发Email给这些客户，该怎么操作啊？是的，随着网络的普及Email早已被大多数企业所接受，所以有这个想法非产不错，实现起来也很简单。
请返回本操作过程的
然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题，如“时代公司服务信函”，同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。最后，单击“确定”按钮(图11)，Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了，同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。
图 11
(二) 制作大量信封
完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封，而不做贴在信封上的那种信签条，是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象，另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似，完全可以仿照操作。
显然，信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤，有了前面的基础，下面的学习将更加轻松。不过也不应该掉以轻心，这个任务只提供了数据源，并没有提供主文档，我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。
1. 启动Word2003，进入主界面后新建一个空白文档，并打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型中，选中“信封”单选框。
2.
说明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格，则选择最后一项自定义信封的尺寸。
图 12
3. 下面我们将输入信封中的固定内容，即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信息，如下图(图13)。
图 13
4.
图 14
5. 接下来的工作，就进入把数据源中的字段合并到主文档中的过程了。本任务使用的数据源和任务1相同，如果你够仔细的话，应该已经发现，任务1的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和邮编”这些字段的信息。
6. 进入第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，用和任务一相同的方法打开Excel格式的数据源“信函和信封(数据源)”文件。
7.
图 15
8. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框，返回Word编辑窗口，调整存放“客户姓名”字段的文本框的大小和位置，设置“客户姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”(图16)。
图 16
9. 进入第五步：预览信封。在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意，因为收信人的邮编和地址都凑在一起，客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目，下面再来进行一番修饰。
10. 先选中邮政编码所在的段落，选择菜单“格式→字体段落”，在打开的“字体”对话框中，设置为“宋体、三号、加粗”，选择“字符间距”选项卡，设置“间距为加宽，磅值为18磅”，设置完成后单击“确定”(图17)。
图 17
11. 然后选中地址所在段落，用同样的方法打开“字体”对话框，设置为“黑体、三号、间距：加宽，18磅”，设置完成后单击“确定”。
12. 在“客户姓名”后输入一个空格和“收”字，然后选中它们，设置对齐方式为“居中对齐”，打开“字体”对话框，设置为“华文行楷、小一、间距：加宽，5磅”，设置完成后单击“确定”，现在再来看看信封的外观，是不是更加美观呢？(图18)
图 18
13. 浏览满意之后，就进入第六步：完成合并。单击“合并”区的“打印”链接，打开“合并到打印机”对话框，在这里可以设定打印的范围，我们保持默认选择“全部”(图19)，单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框，再单击“确定”按钮可以开始打印。
图 19
14. 如果这些信封以后还会用到，则可以把合并结果保存一个新的文档，以便重复使用。
15. 在第六步：合并完成的任务窗格中，单击“编辑个人信封”链接，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选择“全部”，单击“确定”后，得到一个名称为“信封1”的新文档，设置显示的比例为50％，可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封(图20)。
图 20
16. 接下来为“信封1”新文档取一个恰当的名称，如“客户信封”，保存在恰当的位置即可，以后需要重新制作这些信封时，打印这个文档即可。
(三) 制作大量的工资条
已经运用邮件合并完成了两个任
本任务提供了主文档和数据源案例文件，进入具体操练之前，请先去下载好。主文档是一个工资条表格，数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别，操作都很简单。
1. 打开主文档“工资条(主文档)”案例文件，可以看到，这是一个制作好的工资条表格，和前两个任务一样，在后面的过程中，我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。
2. 打开“邮件合并”任务窗格，进入“邮件合并向导”第一步：选择文档类型，我们采用默认选择“信函”。
3. 进入第二步：选择开始文档。由于当前文档就是主文档，故采用默认选择“使用当前文档”。
4. 进入第三步：选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，用同前面任务相同的方法，通过“选择数据源”对话框，定位至Access格式数据源的存放位置，选中并打开它。
5. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，这和前面两个任务的情形是类似的，在这里可以指定参与邮件合并的记录，我们保持默认选择“全部”，并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。
6. 进入第四步：撰写信函。在这里我们通过“邮件合并”工具栏操作。如果你的“邮件合并”工具栏没有显示，请选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令，以显示它(图21)。
图 21
7. 将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段，并单击“插入”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中(图22)。
图 22
8. 用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置，完成后效果如下图(图23)。
图 23
9.
图 24
10. 如果我们就这样进入“邮件合并向导”的第六步，开始执行打印操作的话，那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况，这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条，以便充分利用资源。
11. 选中整个工资条表格，并执行复制命令，然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了七个。
12.
图 25
13. 全部完成后效果与下图类似(图26)。
图 26
14. 浏览满意之后就可以进入第六步：完成合并。然后把工资条打印出来，制作完成。
五、总结
本课程在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上，通过三个典型任务的解决，全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。
由于学习过程有案例文件的辅助，相信各位朋友可以更好的理解“邮件合并”，衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际工作中去，通过更多实际操作的磨炼，进一步提高自己的应用水平，同时欢迎大家继续关注我们后面的课程。 (罗庆丰 天极办公软件) |
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