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Entries from 十月 2007

股市常识

十月 21, 2007 · Leave a Comment

Um
den ins Stocken geratenen Börsenboom einmal tatkräftig zu unterstützen
gibt es hier ein paar brandheiße Tipps zum Mitreden. Fragen Sie Ihren
Gesprächspartner doch einfach mal, was eigentlich das Gegenteil vom
“Neuen Markt” ist.

为了给陷入低迷的股市以新的活力,下面是几个热门话题供大家讨论。先问一下你的同伴有谁知道与“新市场”相对应的是什么?

1.Agio升水
Aufgeld.
Bezeichnet bei Wertpapieren die Differenz zwischen dem Nennwert eines
Wertpapiers und dem tatsächlich zu zahlenden, höheren Kurs. Meist wird
das Aufgeld als %-Wert ausgedrückt. Im Zusammenhang mit der
Optionsschein-Bewertung wird der Begriff “Agio” verwendet. Dabei stellt
die Kennzahl der Differenz dar, um wieviel teurer der Erwerb des
Basiswertes durch Kauf des Optionsrechts mit sofortiger Ausübung
desselben gegenüber dem direkten Erwerb des Basisobjektes ist.
Vergleiche auch Abgeld.
指股票发行面值与实际购进时价格差。通常以%表示。这一概念与期权中的“升水”相关。这个差值表示了期权的价值,即以某一个基础价买入股票所需付出的费用。与其对应的是“贴水”。

2.Kleiner Scherz zum Thema: 与本概念有关的小笑话:
BWL-Prüfung: 企业管理考试:
Prof.: “Was ist Disagio?” 教授: “什么是贴水?”
Studi: “Weiß ich ich nicht.” 学生: “我不知道。”
Prof.: “O.k., durchgefallen.” 教授: “好吧.,不及格。”
Studi: “Laut Prüfungsordnung habe ich ein Recht auf 3 Fragen.” 学生: “可是按照考试规定,我有权让你出三个问题。”
Prof.: “In Ordnung. Zweite Frage: Was ist Agio?” 教授: “行啊。 第二个问题: 什么是升水?”
Schweigen沉默
Prof.: “Und was ist der Unterschied?” 教授: “那什么是它们的区别呢?”

3. Aktie股票
Eine
Aktie ist eine Urkunde über die Beteiligung an einer
Aktiengesellschaft. Einem Aktionär gehört also ein Bruchteil eines
Unternehmens. Dafür, dass er dem Unternehmen Geld zur Verfügung stellt,
erhält er einen Anteil am Gewinn, die sogenannte Dividende. Dafür, dass
der Gewinn der Aktionäre ordentlich ausfällt, hat die
Unternehmensleitung zu sorgen. Das nennt man dann “Shareholder-Value”.
e
股票是参与一个股份制公司的原始凭证。每一个股东拥有一个企业的很少一部分。他给企业提供资金,为此得到相应的利润,即所说的分红。如何保障股东得到分红是企业领导关心的事。即所谓的“股东权益”。

4. Amtlicher Markt官方市场
Im
Gegensatz zum “Freiverkehr” oder dem sog. “Geregelten Markt” ist der
Amtliche Markt der Markt, an dem nur amtlich notierte Wertpapiere
gehandelt werden. Die Kurse werden von amtlichen Maklern festgesetzt.
Am a.M. werden nur ausgewählte Wertpapiere wie die DAX-30 Werte
gehandelt.
与“自由交易市场”或所谓的“受控市场”相对的,在官方市场上只进行官方获准挂牌上市的股票交易。股价由代表政府的交易商确定。在官方市场上只选出几种按照DAX-30方式进行交易。

天一


excl.gif 股票常识

5. Baisse下跌行情
Sinken der Anktienkurse eines Marksegmentes über einen längeren Zeitraum在一段时期某一个板块持续下跌。
6. Bulle und Bär牛市和熊市
Die
beiden Tiere stehen symbolisch für Hausse (der kraftvolle Bulle stößt
mit seinen Hörner aufwärts) und Baisse (der behäbige Bär schlägt mit
seiner Pranke nach unten).
两种动物象征上涨和下跌行情。(公牛用角向上攻击,熊用熊掌向下扑打。)
7.Blue Chip蓝筹股
Aus
dem angelsächsischen Sprachgebrauch übernommene Bezeichnung für
Standardaktien mit hohem internationalem Ansehen. Deutsche Blue Chips
sind beispielsweise Siemens, Volkswagen uns Allianz.
英语中形容有国际声望的标准股票。德国蓝筹股有西门子,大众汽车和安联保险公司等。
DAX(德国股票指数)
Abkürzung für
“Deutscher Aktien-Index”; enthält als gewichteter Index 30 Aktien
führender Unternehmen, die an deutschen Börsen amtlich gehandelt
werden. 德国股票指数的简称,包括30种在官方市场交易的最重要的企业股票。
Sein Wert wird minütlich an
der Börse ermittelt. Der DAX zeigt Kursschwankungen an um für den
deutschen Markt international eine höhere Markttransparenz zu erreichen
und schafft zugleich die Basis für Terminkontrakte an der Deutschen
Terminbörse.
DAX值的变化每分钟都在股市显示,表明德国市场的变化,为了增加国际市场的透明度和为期货市场奠定基础。
Die
Auswahlkriterien für die in den DAX einzubeziehenden Gesellschaften
sind: Umsatzstärke, Börsenkapitalisierung, Vorhandensein früher
Eröffnungskurse, Branchenrepräsentativität.
进入DAX企业的标准是:销售额,资本构成,上市价和现价,行业代表性。

天一

8. Day Trader当日交易者

Modernes Berufsbild, entstanden aus dem traditionellen “Tagelöhner” )
Day
Trader bedeutet “Tageshändler”. Dies sind Händler, welche das ihre
Investitionen noch am selben Tag durch ein Gegengeschäft lösen. Sie
verdienen praktisch an den innertäglichen Kursveränderungen. Man
erkennt DT’s leicht am gequälten Gesichtsausdruck der durch den
freiwilligen Verzicht auf Nahrungsaufnahme, Toilettenbesuche und Schlaf
kommt. Jede Sekunde, die er nicht seine Kurse verfolgt, kann einen D.T.
in den Ruin stürzen. Eine Zigarettenpause trieb schon so manchen in den
Bankrott. Der Finanzminister warnt: Rauchen schadet Ihrer Liquidität.
当代职业的一种,来源于传统的“领取日工资者”。他们把每天的投资在当天做对敲交易,赚取当日的股价波动。他们职业紧张辛苦,废寝忘食。每一秒钟都必须盯准股价的波动,否则就会顷刻间倾家荡产。抽颗烟的功夫就可能导致破产。所以财务部长警告说:吸烟有害发财。
Innertäglicher
Kursverlauf einer Aktie, wer morgens eine Aktie kauft und sie am Abend
wieder verhökert, hat also ca 40,- DM verloren (Kurse werden in Euro
notiert). Geht natürlich auch umgekehrt.
某种股票一天内的走势,谁在上午买了该股,到晚上急剧下挫,日亏损约40马克(股市牌价以欧元标的)。反之依然。
9.Disagio 贴水
Abgeld.
Gibt den Unterschied zwischen Rückzahlungs- und niedrigerem
Ausgabekurs, bzw. zwischen Börsenkurs und Nennwert an. Eine Emission
von Aktien mit Disagio ist in Deutschland nicht zulässig, bei
festverzinslichen Wertpapieren dagegen üblich. Das Gegenteil ist
Aufgeld
市价低于面值发行价的部分称之为贴水。发行带有贴水的股票在德国是被禁止的,对于其他有价证券的发行则很平常。与之相反的是“升水”。
10. Dividende红利
Anteil
des Bilanzgewinns je Aktie an einer Aktiengesellschaft, der an die
Aktionäre ausgeschüttet wird. Die Dividende wird entweder in Prozent
des Nennwertes oder in Währungseinheiten pro Stück ausged rückt.
每股股票利润中分给股东的部分。红利以面值的%形式或按每股派发固定金额货币形式。
11.Emission发行
Ausgabe
neuer Wertpapiere zur Kapitalbeschaffung. Der Ausgabetag ist der
einzige Zeitpunkt, an dem das Unternehmen vom Aktienhandel profitiert.
Später verdienen nur die Aktionäre.
新股发行募集资金。发行日是企业能通过交易获益的唯一机会。之后只有股东们通过交易获得收益。

12.Freiverkehr自由交易
Diese Handelsarte stellt weniger strenge
Anforderungen an die Marktteilnehmer. Viele ausländische Unternehmen
sind über den Freiverkehr an deutschen Börsen präsent. Weil das
Handelsvolummen klein ist, schwanken die Preise der Papiere mitunter
heftig.
这种交易形式给市场参与者的限制要求相对宽松。许多外国企业通过自由交易得以在德国上市。因为交易额可以相对较小,价格波动可以很大。
13.Geregelter Markt受控市场
Markt
an den deutschen Wertpapierbörsen, für den erleichterte
Zulassungsbedingungen und weniger strenge Publizitätsvorschriften als
für den Amtlichen Handel gelten. Die Preise werden von besonders
beauftragten freien Maklern festgestellt. Sie werden nach den Regeln
der amtlichen Kursfestsetzung ermittelt, aber nicht amtlich notiert.
德国证券市场上的一种市场,与官方市场相比,上市条件比较宽松,公布报表的规定也不很严格。价格受指定的委托交易商确定。价格受官方指导价影响,但是不是官方定价挂牌上市。
14.Hauptversammlung股东大会
Das
Treffen der Häppchenjäger, bei der H. dürfen alle Aktionäre den
Verantwortlichen peinliche Fragen stellen und sich mit Feinkost
vollstopfen. Faustregel: Ist das Buffet lausig, weg mit dem Wertpapier.
Vorsicht: HV-Tourismus lohnt meist nur für Kleinstaktionäre. Dann aber
ist die firmenfinanzierte Völlerei ein netter Ausgleich für eventuelle
Kursverluste. Fahrtkosten zur HV kann man von der Steuer absetzen!
全体股东的集会。会上股东有权向企业负责人提出尴尬的问题并可以享受丰盛美食。简言之:股东大会只对小股东划算。因为公司出资提供大吃大喝的机会算是对股票下跌的补偿。去股东大会的车费还可以从税款中扣除!

15.Hausse上涨行情
Nachhaltiger Anstieg der Wertpapierkurse. 有价证券的持续上涨。
Kalauer: Geht die Aktie in die Hausse sind wir ihr nicht Baisse.
文字游戏:股票上涨就是不下跌。
16.Inhaberaktie法人股
Die
verbrieften Rechte können vom jeweiligen Inhaber geltend gemacht
werden, ohne dass der Nachweis des rechtmäßigen Besitzes erbracht
werden muss. Also so was ähnliches wie ein Scheck. 持有人出据书面背书则生效,功能类似支票。
17.IPO公募发行上市(IPO)
Initial Public Offering also auf altdeutsch ein Börsengang
就是原来所说的上市。
18.KGV市盈率(KGV)
Kurs-Gewinn-Verhältnis,
also der Aktienkurs geteilt durch den Gewinn pro Aktie. Je kleiner der
Wert, desto besser, das diese Unternehmen relativ hohe Gewinne
erwirtschaften. Einer der wichtigsten Werte, um Aktien miteinander zu
vergleichen.
股价除以每股利润的比值。值越小,则该企业的相对利润额越大。市盈率是比较股票好坏的重要指标之一。
19. MDAX德国大企业指数(MDAX)
Mid-Cap-Index. Im MDAX sind die 70 größten deutschen Aktiengesellschaften nach den DAX-Werten enthalten
Mid-Cap-Index. 包括70中最大的德国股份制企业,包含在DAX之内。
20..Namensaktie记名股
N.
werden auf eine bestimmte Person ausgestellt und im Aktienbuch der
Firma eingetragen. Bei “vinkulierten Namensaktien” kann die Weitergabe
an bestimmte Bedingungen geknüpft werden.
记名股发给特定的个人,记入公司股东名录。只有 “vinkulierten Namensaktien”在特定情况下可以转让。

21.Neuer Markt新市场
Mit dem Neuen Markt gibt es seit 10. März 1997 ein neues Handelssegment an der Frankfurter Wertpapierbörse, das wachstumsstarken und innovativen Unternehmen neue Chancen der Eigenkapitalaufnahme bietet. Ein wesentliches Merkmal ist dabei die hohe Transparenz, die Unternehmen den Investoren in diesem Markt bieten. Der Neue Markt zeichnet sich zudem durch eine aktive Vermarktung von Seiten der Deutschen Börse, durch Liquidität und durch eine europaweite Vernetzung aus. Emittenten des Neuen Marktes sind kleine und mittlere, innovative Wachstumsunternehmen, die in zukunftsweisenden, aber auch in traditionellen Branchen bei Produkt-, Prozeß- oder Service-Innovationen tätig sind. Sie haben meist eine internationale Ausrichtung und besitzen eine hohe Bereitschaft zur aktiven Investor-Relations-Politik.
Ende Zitat “Consors Börsenlexikon”.
1997年3月10日新市场板块在法兰克福上市,为增长快和高新技术企业提供了募集资金的场所。该市场主要的特点是为了吸引投资者企业的透明度增加。新市场通过积极的融资促进德国股市与欧洲市场的联系和资本流动。上市企业有增长快和潜力大的中小型企业,也有在制造,加工和服务行业中有革新意识的传统企业。它们的共同特点是具有国际化经营理念并有意识与投资者建立良好的关系。
摘自 “Consors Börsenlexikon”.
Auf gut deutsch: Am Neuen Markt werden vor allem die heißen Branchen IT, Biotechnologie etc. gehandelt. Der Börsengang am Neuen Markt ist unkomplizierter, als der am amtlichen Markt
简言之:在新市场板块上市的是热门的IT,生化科技等行业的股票。上市程序比一般官方市场要简便。
22.Optionsschein期权证
Ein Optionsschein gibt dem Inhaber das Recht, den Basiswert (z.B. eine Aktie) im voraus zu festgelegten Konditionen zu kaufen (Call-Optionsschein) oder zu verkaufen (Put-Optionsschein). Ein Käufer von Call-Optionsscheinen setzt also auf steigende Kurse einer von Call-Optionsscheinen auf fallende.
权证给予持有人如下权利:在指定条件下提前以基础价格(如某一种股票)买入或卖出未来的期货。买入者持有的是看涨期权(做多),卖出者持有的是看跌期权(做空)。
Mit O. lässt sich richtig Geld verdienen oder verzocken. 期权证是纯粹的输赢交易。

23. Parkett实地交易
Gibt’s an der Börse, oder bei Obi. Im
Parketthandel werden keine Bodenbeläge gedealt, sonden Wertpapiere.
“Parkett” nennt den Börsensaal, da dieser kalsssischerweise einen
Parkettfußboden hatte. Parketthandel (im Gegensatz zum Computerhandel)
ist das Geschäft, welches über die Händler im Börsensaal abgewickelt
wird. 以“地板”来命名是指交易大厅通常是铺地板的,与网上交易相对,交易通过券商在交易所完成。
24.Renten养老金
festverzinsliche Wertpapiere, dienen gut als Grundlage für das gleichnamige Altersruhegeld. 固定利率的有价证券,是退休金的保障。
25.SDAX 德国中小企业板块指数)
Index der 100 wichtigsten Unternehmen aus dem Smax.
指数由100个中小企业股票组成。
26. Smax(德国中小企业板块)
Wertvolles Frühstück mit Milch und jeder Menge Cerealien.
Humbug, Smax heißt ein Qualitätssegment für kleine Gesellschaften aus dem amtlichen Handel oder dem geregelten Markt.
官方市场或受控市场上的中小企业板块。
27.Stammaktien普通股
Eine Stammaktie ist ein Aktie mit Stimmrecht in der Hauptversammlung. 持股人在股东大会上有投票表决权。
28.Stop-Loss-Order止损卖单
Automatischer Verkaufsauftrag, der ausgeführt wird, wenn ein bestimmter Kurs erreicht bzw. unterschritten wird.
当股价跌至或跌破某一价位时自动执行的卖单。
29.Vorzugsaktie优先股
Bei
Vorzugsaktien verzichtet der Aktionär auf sein Stimmrecht bei der
Hauptversammlung, erhält aber im Ausgleich eine höhere Dividende.
持股人放弃股东大会上的表决权,可以获得较高的分红。
30. Q-Tip热门推荐(Q-Tip)
Der beliebteste Tip an der Börse, denn es ist der einzige Tip der nich’ für’n Arsch ist.
股市上最受欢迎的建议。

分类目录: 社会经济

备份Google 服务的数据之二:Blogger Blogspot

十月 14, 2007 · Leave a Comment

这一节介绍一下如何备份Blogger (Blogspot)中的博客文章

由于众所周知的原因,在Google Blogger 上建立的博客在国内经常无法访问,因此备份Blogger 数据就显得尤为重要了,没有谁想搬家的时候从零开始吧?也正由于众所周知的原因,使得网上出现了许多Blogger 的备份方法,信手拈来就有如下几种:

一、用官方提供的方法替换Blogger 模板文件。 用这种方法我没有成功过,而且官方帮助文档里提供的代码无法兼容新版Blogger 平台。

二、利用在线工具备份Blogspot 数据。 国外有个网站叫BlogBackupOnline
顾名思义就是提供在线博客备份服务,也是一个名副其实的博客搬家工具。在网站上注册之后,再登记自己的Blogspot
地址让BlogBackupOnline 自动抓取博客内容,之后即可在“EXPORT”栏目下载整个博客的内容了。下载之后的xml
格式文件,你可以保存在本地,也可以导入到其他博客平台。由于这个在线备份工具抓取的是Blogspot Feed,所以建议在Blogger
后台设置为全文输出。为确保万无一失,可以在管理面板的“Backup”栏目设置为每天自动备份。
博客备份工具

三、利用Firefox 插件。Ionut 曾经提供了一个Firefox 插件DownThemAll 用来备份整个Blogger 里的文章以及图片,自己动手,丰衣足食。所有博客文章的备份地址为:
http://blogname.blogspot.com/feeds/posts/default?max-results=N
将blogname 换成自己的博客名称,N 为文章数目,如果需要备份用户评论,只需将上面这个地址中的“posts” 改为“comments”即可。

四、利用Blogger 备份软件。 Blogger Backup Utility
是一个不错的Blogger 备份工具,现在已经更新到v1.0.5.14 Beta 版。使用的时候,只要输入自己的blogspot
用户名和密码,剩下的一切就交给它做就行了。你可以将所有文章备份为一个XML 文件,也可以将单独的一片文章备份为一个单独的XML
文件。除此之外,还可以备份某个时间段内的文章,功能算是比较强大了。稍稍遗憾的是——无法把图片打包下来。
博客备份工具
介绍了这么多备份Blogger 博客的方法,各有优劣,大家可以根据自己的喜好与习惯选择合适的方法。

原载于 搜索引擎周边
链接地址 http://www.eryi.org/SearchEngines/blogger-backup.html

分类目录: 实用技巧

备份Google 服务的数据之一:Gmail、Google文件与Reader

十月 14, 2007 · Leave a Comment

Google 的服务一向被认为是可信赖的,至少你不用为丢失数据而担心,因为Google 最不缺的就是硬盘:)尽管如此,你还是需要了解应该怎么备份自己正在使用的各种Google 在线服务的数据,做到有备无患。散人在这里就分别介绍一下如何备份Gmail 电子邮件Google 日历Google Docs and SpreadsheetsGoogle ReaderBlogger 博客以及Picasa 网络相册的数据,只需简单几步即可完成。

备份Gmail 电子邮件数据与联系人资料
对于Gmail 里的海量电子邮件,有两种备份方法,即Gmail 电子邮件的转发和POP 功能。利用转发功能,可以将Gmail 收件箱里所有的电子邮件全部转发到其他的电子邮箱,如Yahoo 邮箱、网易126等都是不错的免费邮箱。如果觉得还不放心的话,再利用POP 邮局协议,借助电子邮件客户端软件(如Outlook、Foxmail 等),可以将Gmail 收件箱里的email 全部下载到本地保存。
备份电邮件

另一个需要备份的东西,就是Gmail 账户里的联系人资料了。其实,Google 已经为大家提供了备份通讯录的功能。进入Gmail 页面的通讯录栏目,选中全部联系人,从右上角的“导出”链接即可将联系人信息导出到自己的电脑上保存。
通讯录

备份Google 文件(Docs and Spreadsheets)的数据
Google
Docs and Spreadsheets本身的备份功能隐藏得有点深。尽管无法一次性备份Google
文件里的文档和电子表格数据,但是我们仍然有办法分批备份。选中Google 文档里的任何一篇或多篇文章,从导航栏的“more
action”按钮里“Save as HTML(zipped)”即可将选中的文章导出为压缩文件,而文档则全部被转换为html 文件。
电文档

还有另一种方法就是使用Firefox 的Greasemonkey 脚本。利用它可以将Google 文件里选中的文档或所有文档都下载到本地硬盘上,并且可以另存为多种格式,如微软Office 文档、PDF 文档或CSV 文件。

备份Google Reader 的订阅
大多数Feed 阅读软件都提供了导出OPML 文件的功能,Google Reader 也不例外,在“Manage subscriptions ”即可导出feed 订阅,保存在本地之后,再导入到其他feed阅读器,还可以保留多个备份。

原载于 搜索引擎周边
链接地址 http://www.eryi.org/SearchEngines/google-apps-backup.html

分类目录: 实用技巧

Excel的50个使用技巧

十月 10, 2007 · Leave a Comment

一、建立分类下拉列表填充项
  我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
  1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
  2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
  仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
 
 3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击
“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔
开),确定退出。
  再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
  4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
  提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。

二、建立“常用文档”新菜单
  在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
  1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
  按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
  2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
  重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
  3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
  重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
  4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
  提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

三、让不同类型数据用不同颜色显示
  在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
 
 1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于
或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
  2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。
  3.设置完成后,按下“确定”按钮。
  看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

四、制作“专业符号”工具栏
  在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
 
 1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录
制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
  仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
  2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
  切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
  3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
  4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定退出。
  重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
  5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。

  
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
  有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。
  1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
  2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。
  3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。
  4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。

六、让数据按需排序
  如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。
  1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。
  2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来
  工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
  1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
  2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
  3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。
  经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
  提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现
  在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
  选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。
  以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本
  你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
  1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。
  2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。
  3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?,然后确认一下就成了。

十、在Excel中自定义函数
  Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
  1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual Basic编辑窗口。
  2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1。
  3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:
Function V(a,b,h)
V = h*(a+b)/2
End Function
  4.关闭窗口,自定义函数完成。
  以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
  提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用

十一、表头下面衬张图片
  为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?
  1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。
  2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。
  3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中“白色”。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。
  提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&”来合并文本
  如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。
  1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。
  2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
  3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
  4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
  提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。

十三、快速打印学生成绩条
  常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
  此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。
 
 1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,
sheet1!A$2,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。
  2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。
  至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。
  3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)。
  4.同时选中A1至G3单元格区域,点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。
  按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数
  在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。
  执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
  有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。
  执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。
  以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
  在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。
  单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。
  单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。
 
 提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边
框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度
  你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。
 
 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜
单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。
同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和
“请输入四位数年份。”字样。
  很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,
并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类
型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格
 
 我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协
调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
  那么如何对表格进
行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的
表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在
需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
  但是,仅仅同步输入是远远
不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,
然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格
该位置的数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写
  在Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
 
 在Excel
2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据
格)”,将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的
A1单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样,如果我们在A3
单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符
  除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。
 
 如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个
字符”输入到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是
直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思
是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。
二十一、把基数词转换成序数词
 
 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以
“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样,它们却仍然是
以“th”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请看:“=A2&
IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))=
{1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数
字是以“11”、“12”、“13”结尾的,则加上“th”后缀;②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用
“nd”、以“3”结尾使用“rd”;③如果第1、2原则都无效,那么就用“th”。因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数
 
 和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其
实,在Excel中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”,填充位数)”。
  比如,我们要在
中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们
要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我们想用
“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN
(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″
(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。

二十三、创建文本直方图
  除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
  比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区,将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下:
 
 在E3单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”,然后选中它并拖动“填充柄”,使
E列中所有行都能一一对应D列中的结果;接着在G3单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″
″)”,也拖动填充柄至G14。我们看到,一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数
 
 有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,
还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:
  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
  该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换
 
 这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel
2002时选择的是默认方式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工
具”选项,“确定”后Excel 2002就会自行安装了。
  完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于欧元和欧
盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前后的不同
币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上的
“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

二十六、给表格做个超级搜索引擎
  我们知道,Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”,对目标数据进行精确定位,就像网页中的搜索引擎一样。
 
 比如在所示的表格中,从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是,
当我们在“输入学生姓名”右边的单元格,也就是C8格中输入任何一个同学的名字后,其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如
下:
  将光标定位到C9单元格中,然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中,选择 “VLOOKUP”
函数,点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”(指需要在数据表首列中搜索的值)为“C8”(即搜索我们在C8
单元格中填入的人名);“Table_array”(指数据搜索的范围)为“A2∶B6”(即在所有学生的“语文”成绩中搜索);
“Col_vindex_num”(指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第2列);“Range_lookup”(指是否需要精确匹配)
为“FALSE”(表明不是。如果是,就为“TURE”)。设定完毕按“确定”。
  此时回到表格,单击C9单元格,我们看到“fx”区域中显示
的命令行为“=VLOOKUP(C8,A2∶B6,2,FALSE)”。复制该命令行,在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入:“=
VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶D6,4,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,
A2∶E6,5,FALSE)”;“=VLOOKUP(C8,A2∶F6,6,FALSE)”(其参数意义同C9中一样,不再赘述)。
  接下来,我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名,比如“赵耀”,回车之下我们会发现,其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。

二十七、Excel工作表大纲的建立
 
 和Word的大纲视图一样,Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时,难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多,但数据
类型却又有一定的可比性,那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域,然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇
总数据的类别。最后,如图19所示,现在的表格不是就小了许多吗?当然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的“+”按钮即可。

二十八、插入“图示”
  尽管有14大类50多种“图表”样式给
Excel撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel
2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式,但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要
显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”;当然,要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。你看,
如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示,调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。

二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”
  这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算,还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
 
 按照Office的默认安装,你可能还不能在Excel的菜单中找到它,在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后,就可以在Excel的“工具”菜单
中看到“语音”项目了。如图21所示,打开一个表格,随便选择其中的内容,然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮,此时一个带有磁性的声
音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是,当碰到标点符号时,Excel的朗读会自动停顿一会儿,然后再接着朗读,这一点和其他软件完全不同,笔者认为这
样的处理更加自然。
  还有一点需要说明的是,如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度,可以在“控制面板”中双击“语音”图标,然后在“文字到语音”卡片上调整即可

三十、Excel中“摄影”功能的妙用
  这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过鼠标进行选择,“指哪抓哪”。
 
 要找到这个功能还不太容易,我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮,
并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图23),然后按下“摄影”按钮,这时该选定区域就被“拍”了下
来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当
然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel是将它作为一幅图片来对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
  不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
 
 也许我们会奇怪,为什么每次打开Excel,软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手,
就一定会明白,由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂,单靠一张表格往往解决不了所有的问题,多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法
宝。
  比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”,“Sheet2”为“二班学生成绩表”,然后来到“Sheet3”,想进行“一
班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置,选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中,利
用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看,如图24所示,这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样
了。此后,不管我们在源单元格中进行怎样的修改,在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。

三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
 
 Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能,最大可以支持容纳24个项目(而Excel
2000只能容纳12个)。而且,这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说,确实更加方便。但每次
当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时,剪贴板就会弹出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨厌。好在,“驯服”剪贴板的方法非常简单。
 
 笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项”,清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希
望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的
选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。
  当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能。比如
我们可以自定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点击弹出对话框下部的 “键盘”按钮,在弹出对话框的
“类别”列表中选取“编辑”,然后,在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”;
将光标置于“请按新快捷键”对话框中,并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。现在,我们只要一按下Alt+Shift
+C,Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
  提示:此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002。

三十三、利用公式审核工具查看数据出处
  Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
 
 让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择C12单
元格。从图25中我们可以看到,该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,数据来源有3个:
C8、A2和C6。所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后,Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。
当然,如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。

三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”
  我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?
  点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框,点“确定”后,我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能:
 
 在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只有当我们按住Ctrl键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才
会像往常一样上下翻页。另外,如果我们使用了Excel的“分级显示”,那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了。
当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。

三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用
  如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时, Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
  在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。
  以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。
  提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打开时,才能在“监视窗 口”的列表中显示出来。
三十六、常用函数一键完成

软Excel电子表格提供了上百种函数命令,可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数,比如算术求和(SUM函数)、求最大值(MAX
函数)、求最小值(MIN函数)、求平均值(AVERAGE函数)等,而且很多时候都是临时计算一下,并不需要在专门的单元格内设置这些函数来保存结果。
其实,Excel提供了一个非常实用的功能,可以方便地实现简单函数的运算,只是它被大多数人忽略了,让我们来找找看。
具体操作非常简单,首先确
保Excel视图菜单的状态栏被勾选,在选定需要进行运算的单元格后,用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的“数字”区域会弹出一个小菜单(如下
图),里面的“求和(S)、最小值(I)、最大值(M)、计数(C)、平均值(A)”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、
COUNT函数和AVERAGE函数,要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、“数字”区域的左边就会显示出运算结果。

三十七、Excel中双击格式刷的妙用
Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域,可将上述单元格选中,单击格式刷来取出所在位置或所选内容的文字格式,用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。
但每次刷完后,格式刷就变成不可用了,如果希望重复复制格式,就要不停地重复上述过程。有一个方法可避免上述的繁琐步骤:通过双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷,则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可(此方法同样适用于Word)。

三十八、Excel排序技巧两则
1.按行排列数据
相信大家对Excel的排序功能都不陌生,
通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据,这时只需从“数据”菜单中选择“排序”,在排序对话框中左下角选中“选项”按钮,在弹出的对话框中选择
“按行排序”,并设置相应关键字即可,而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。
2.自定义排序

如数据当中有“局长”、“处长”、“科长”、“科员”并按当前顺序排序时,Excel的现有排序功能就无法直接实现了。这时我们可以使用自定义排序来实
现。具体做法是:在“工具”菜单选择“选项”,选择“自定义序列”,点“添加”按钮,在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列,或选中相应单元格后
点击“导入”按钮。这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列,再在排序对话框选项中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。

三十九、只计算Excel公式的一部分
在Excel
中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的办法来获得:双击含有公式的单元格,选定公式中需要获得值的那部分公式,按
“F9”键,Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果,按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话,就可以看到最后的结果。
 
例如,有这样一条公式:(A1*B1+C1)/D1,选定公式中的A1*B1(假设A1和B1的值分别为12和8),按“F9”键,Excel
就会将A1*B1这部分转换为96。这时,公式就变成了(96+C1)/D1。如果继续选定D1(假设D1的值为6),并按“F9”键,Excel会将公
式转换为(A1*B1+C1)/6。 当你完成了公式的计算部分,想恢复成原来的公式, 按“Esc”即可。

四十、将Excel的文本数字转换成数字
在Excel中,系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待,而且为了某些需要,用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令,将数字设置为文本格式。然而,现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字,那么以下方法可以一试。
1.一次转换一个单元格
在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“错误检查”选项卡(一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框)。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边,单击出现的按钮,再单击“转换为数字”。
2.一次转换整个区域
在某空白单元格中,输入数字“1”。选中该单元格,并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上,单击“选择性粘贴”。在“运算”下,单击“乘”。单击“确定”按钮。
3.处理特殊财务数字

些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值,必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字符,然后乘以“-
1”。例如,如果单元格A2中的值为“156-”,那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”,然后用上面
的方法操作。

四十一、Excel中快速互换两列数据
在Excel中当需要把两列或两行数据互换时,以前总是先把A列的数据复制到C列,把B列的数据移动到A列,然后再把C列中的数据移动到B列,来实现两列数据的互换。现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换:

鼠标选定A列数据区域;把鼠标放在A列数据区域的右边;按下“Shift”键的同时,按下鼠标左键,这时鼠标变为向左的箭头;拖动鼠标至B列数据区域的右
边,看到一条垂直的虚线(如果看到一条水平的虚线,表示在B列插入数据),同时松开“Shift”键和鼠标左键,这样就实现了A、B列的数据互换。同样,
也可以实现两行数据的互换。

四十二、Excel文件和数据库文件的相互转化
Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户,而Foxpro在利用编程对数据处理时就很方便了,如果能把两者结合起来使用,会给我们的工作带来更多的方便。
1. 数据库文件转化为Excel文件:

行Excel程序,执行“文件”下的“打开”命令,在查找范围中找出存数据库文件的文件夹,在文件类型的列表框中选“dBase
文件(*.dbf)”,选中要打开的数据库文件,单击“打开”。如果打不开,出现“不可识别的文件格式”的提示时,说明此数据库文件版本较高,请用如下方
法:运行Foxpro程序,打开要转化的数据库文件,然后选择“文件”下的“导出”命令,在类型中选中Excel类型,然后输入或选择保存的文件夹及文件
名,若单击“设置”可选本数据库中一部分内容转成Excel文件,或在命令窗口中输入“COPY TO”目标文件的路径\导出的文件.xls”
TYPE XLs”复制转化为Excel文件。
2. Excel文件转化为数据库文件:
运行Excel程序,执行“文件”下的“另存为”命令,在保存类型的列表框中选“dBase 文件(*.dbf)”,单击“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“导入”命令将Excel文件转化为数据库文件。

四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8”选定数据
在Excel中选定数据,我们可以用拖
动鼠标的方法来选定,但是当数据多于一页时,这样操作会觉得不称手,这时你也许会用点击表格左上角的小块来选定,但这会有很多无用的表格也被选定,用
“Ctrl+Shift+8”可以选定需要的数据,这个组合键能根据选定单元格向四周延伸所涉及到的有数据单元格的最大区域(如下图)。


如:若在图中选中A4,按下“Ctrl+Shift+8”会选中A1 :
D20的方形区域,包括在这个区域中独立的单元格数据,比如B10,但是独立于这个区域的数据不会被选中,比如F9。使用“Ctrl+Shift+8”
键,能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域(尤其是一屏显示不下的区域)时出现的屏幕滚动现象。

四十四、快速切换Excel单元格的“相对”与“绝对”
在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$”而给后面的操作带来错误。修改时,对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时,只凭键盘输入又很麻烦。其实,只要使用“F4”功能键,就能简单的进行对单元格的相对引用和绝对引用的切换。现举例说明:

于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8)”。选中整个公式,按下“F4”键,该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”,表示对横、纵
行单元格均进行绝对引用;第二次按下“F4”键,公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”,表示对横行进行绝对引用,纵行相对引用;第三次按下
“F4”键,公式则变为“=SUM($B4:$B8)”,表示对横行进行相对引用,对纵行进行绝对引用;第四次按下“F4”键时,公式变回了初始状态“=
SUM(B4:B8)”,即对横行纵行的单元格均为相对引用。
还需要说明的一点是,“F4”键的切换功能只对所选中的公式段有作用。只要对“F4”键操作得当,就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。

四十五、Excel多工作表巧操作
默认状况下,一个Excel文件里面包含有三个工作表,分别为Sheet1、Seet2和Sheet3,,可对于一些高级用户或有特殊需要的用户,往往还有更多更高的要求。
1、建立多张工作表

过单击“插入/工作表”,或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择,均可以插入一张新的工作表,但这只能应付少量的需求,一次操作只能建立一张工作
表,如果在一个文件里需要上十张的工作表,可以单击“工具/选项”,选择“常规”,在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。
这里有两点要注意:
(1) 在建立所需的文件后,记得将更改的地方改回系统默认值,否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表;
(2)一个Excel文件可包含的工作表数有个上限,为255张。
2、对多张工作表进行操作

选定多张工作表时,分两种情况,一种是全部工作表,一种是部分工作表。前一种情况,在工作表底部右击鼠标,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”;后一种
情况,通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。选定之后,就可以对页面设
置、格式等统一操作,而不必逐张逐张进行,也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。

四十六、Excel 快速输入特定文本
因工作的需要,我经常用Excel 2000来处理大量的表格,常常要输入一些特定的文本(如标准规范的名称、施工企业的名称等),为了准确、统一、快速地输入这些特定文本,我摸索出了几个好方法。
1、自动更正法

择“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”下面填入“G300”,在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》
[GBJ300-88]”(不含引号),然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本(或按“Enter”键)后,系统会自动将其
更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。
小提示:
①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好,方便以后使用;
②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如Word、PowerPoint)中同样可以使用;
③如果确实需要输入文本“G300”时,你可以先输入“G3000”及后面的文本,然后删除一个“0”即可。
2、查找替换法
有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,这时我们可以用“替换”的方法来进行:

在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,但要注意的是,该字母不能与单元格中需要的字母相同,也可以选择其他的特殊字符),等表格制作完
成后,用“编辑→替换”命令(或直接按Ctrl+H快捷键),打开“替换”对话框,在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换值”下面的
方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉(否则会无法替换),然后按“替换全部”按钮即可。
小提示:
在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键选定多个不连续的单元格(或区域),输入文本(如※),然后按下“Ctrl+Enter”键,也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。
3、函数合并法
我经常需要输入一些施工企业的名称(如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等),这些文本大同小异,我通常用 Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入:

定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2单元格),我们先在Sheet2工作表中的两个单元格(如A1和B1)中分别输入文本
“某某市”和“建筑安装工程公司”,然后在Sheet1的D2单元格中输入公式:=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,
Sheet2!$B$1),以后我们只要在C2单元格中输入“第九”,则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。
4、剪贴板法
由于Office 2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容,可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。
①用“视图→工具栏→剪贴板”命令,打开“剪贴板”工具栏。
②将特定的短语(如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等)分别输入到不同单元格中,然后一个一个地选中,用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。
③以后某一单元格中需要上述短语时,单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
小提示:
①如果短语较多,记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可完整地显示出该短语,点击你需要的短语即可;
②Office XP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息,如果大家需要容纳更多的剪贴信息,可以使用第三方的剪贴板工具,如ClipMate等。
5、选择列表法
如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,且该列中没有空单元格,我们就可以右击下面的单元格,选“选择列表”选项,则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现,用左键选中你需要的文本,即可将其快速输入到选定的单元格中。
6、格式定义法

时我们需要给输入的数值加上单位(如“万元”等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过“自定义”单元格格式的方
法来达到自动给数值添加单位的目的:我们选中需要添加单位的单元格,选择“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”卡片中,选中“分
类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”,按下“确定”按钮,以后在上述单元格中输入数值(注意使用此法仅限于数值!)后,
单元(本例为“平方米”)会自动加在数值的后面。
龙哥关照:说了这么多,我们都是以Excel 2000为例进行介绍的,其实,经过我们的试用发现,在Excel XP中使用起来方法几乎完全一样,大家可以放心使用。

四十七、挽救被损坏的Excel文档
小心、小心、再小心,但还是避免不了Excel XP文件被损坏,还是赶紧想办法挽救吧!
1、转换格式法
就是将受损的Excel XP工作簿另存格式选为SYLK。如果可以打开受损文件,只是不能进行各种编辑和打印操作,那么建议首先尝试这种方法。
2、直接修复法
最新版本的Excel XP在“打开”窗口的“打开”按钮内有直接修复受损文件的“打开并修复”功能,这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的情况。
3、偷梁换柱法
遇到无法打开受损的Excel XP文件时,也可以尝试使用Word来打开它。操作如下:
(1)运行Word程序,选择需要打开的Excel文件;
(2)如是首次运用Word程序打开Excel XP文件,可能会有“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装,是否现在安装?”的提示信息,此时可插入Microsoft Office安装盘进行安装;
(3)按照Word程序的提示选择修复整个工作簿还是某个工作表;
(4)先将文件中被损坏的数据删除,再将鼠标移动到表格中,并在菜单栏中依次执行“表格→转换→表格转换成文字”命令,选择制表符为文字分隔符,将表格内容转为文本内容,然后另存为纯文本格式文件;
(5)运行Excel XP程序,打开刚保存的文本文件;
(6)随后根据“文本导入向导”的提示就能顺利打开该文件了。
修复后的工作表与原工作表基本一样,不同的是表格中所有的公式都需重新设置,还有部分文字、数字格式丢失了。
4、自动修复法

法适用于Excel XP程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。重新运行Excel
XP,它会自动弹出“文档恢复”窗口,并在该窗口中列出已自动恢复的所有文件。用鼠标选择要保留的文件,并单击指定文件名旁的箭头,根据需要选择“打
开”、“另存为”、“显示修复”。
在缺省状态下Excel
XP是不会启用自动修复功能的,因此预先设置:首先在菜单栏中依次点击“工具→选项”命令,在设置框中单击“保存”标签,将“禁用自动恢复”复选框取消,
然后选中“保存自动恢复信息,每隔X分钟”复选项,并输入指定的间隔频率,最后点击“确定”完成设置。
如果还没有自动弹出“文档恢复”窗口,可以
尝试用手工的方法打开自动恢复的文件:依次执行“文件→打开”命令,利用“查找范围”框定位并打开Excel
XP保存自动恢复文件的文件夹,要是不知道那个文件夹的位置,可以查看“自动恢复文件保存位置”框中的路径,接着在“文件类型”选择对话框中,选中“所有
文件(*.*)”选项,并选择要恢复的文件,最后单击“打开”按钮,打开文件进行自动修复。
5、工具修复法
如果上面的几种方法都不能修复文件,还可以借助专门用来修复受损Excel XP文件的“ExcelRecovery”。该软件会自动将修复程序加到Excel软件中,表现为在“文件”菜单下增添一项“Recovery”命令,它能自动以修复方式打开受损文件。

四十八、让你的Excel说话!
现在工资、财务管理,甚至工业控制中的很多数
据报表都是利用Excel生成的。对于一个要反复利用的Excel表格,如果表格中的某些数据出现了异常,我们能够让Excel发出语音提示,岂不是更方
便。尤其是在工业控制中,利用这种方法便可以做成语音报警。下面就以我在工业控制中做的语音报警程序为例,介绍一下如何在Excel报表中使用语音提示。
首先录制编辑好各种情况下的语音报警文件,保存到硬盘中。其次是打开所要使用的Excel报表,在Excel菜单中打开[工具]→[宏]、[Visual Basic编辑器],再在Visual Basic编辑器中插入“模块”,并在该模块中插入下列代码:

Option Explicit

Declare Function sndPlaySound Lib “winmm.dll” Alias
“sndPlaySoundA” (ByVal lpszSoundName As String, ByVal uFlags As Long)
As Long

With Sheet1

If .Range(“A2″).Value 〉 2 Or .Range(“A2″).Value 〈 -2 Then

‘判断A2单元格内的数据是否大于2或小于负2

x% = sndPlaySound(“C:\语音\语音01.wav”, uFlags%)

‘播放语音文件“C:\语音\语音01.wav”

End If

If .Range(“B2″).Value 〉 2 Or .Range(“B2″).Value 〈 -2 Then

‘判断B2单元格内的数据是否大于2或小于负2

x% = sndPlaySound(“C:\语音\语音02.wav”, uFlags%)

‘播放语音文件“C:\语音\语音02.wav”

End If

End With

再在Workbook的BeforeSave事件中(根据需要也可以选 用其他事件)加入下列用VBA编写的宏代码:

依此类推,利用这种方法可以对Excel表格某些单元格中的重要数据进行监控,且实现语音提示。

四十九、也谈Excel斜线表头
Excel
中的绘图工具栏在默认情况下没有打开,在工具栏空白处点击右键,打开绘图工具栏。然后调整好单元格的大小,画好所需斜线,在空白处画文本框,输入表头文
字,然后双击设置文本框格式,选择“颜色与线条”标签,“填充颜色”选择“无填充色”,“线条颜色”选择“无线条色”。

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Word“样式与格式” 在排版中的妙用

十月 9, 2007 · Leave a Comment

  相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能,如图1所示。但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,每次询问他们时,都会得到“Word的默认样式太简陋,也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。

  其实,笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?

  好处一. 快速同步同级标题的格式

  好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几
十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,
那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。

  一. 快速套用现有标题样式

  1. 编辑完成后套用样式

  这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

  2. 编写文件时套用样式

  这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键

  1) 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如图2位置1

  2) 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,如图2位置2

  3) 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可,如图2位置3

  4) 以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键

  二. 快速修改同级标题样式

  不过,刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。

  1. 手动更新同级标题

  首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮(如图2位置1),执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。如图3所示

  2. 自动更新同级标题

  而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。

  同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令。然后,在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮。

  这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便。

  好处二. 快速在文档中定位

  Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。

  使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便。

  好处三. 方便生成文档目录

  不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。

  一. 快速建立目录

  1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口

  2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮

  3. 此时,文章的开头便会自动生成一个目录,如图6所示。而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。

  不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。

  【小提示】
有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令,这一般是由于用户没有默认安装此功能所致,此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令,
在弹出的窗口中再选中“插入”类别,然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项,将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示

  二. 快速更新目录

  随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利用Word的目录更新功能了。
使用方法很简单,只要先将鼠标定位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可,这时Word
会仅更新目录中的内容,达到快速更新目录的目的。

  写在最后

  写到这里,关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了,不知您有没有豁然开朗的感觉?其实,在我们的Word之中,还有好多像
“样式与格式”这样值得学习的好功能,正确地了解并掌握这些功能,可以帮助我们更快更好地完成文档的编制,希望今天这篇文章能够抛砖引玉,让更多的朋友积
极去查找Word的一些“隐藏功能”,提高自己的工作效率。

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